仕事で話がまとまらないときの整理法。目的・相手・順番から考える

話がまとまらなくなる場面を確かめる

説明の途中で「何を言いたかったんだろう」となる。最初から経緯を話していたら、長くなってしまう。質問に答えた後、元の話に戻れない。同じ「話がまとまらない」でも、つまずくところは違います。最近の会話を一つ思い出し、どこで困ったかを確かめてみましょう。

たとえば同僚への作業説明はできても、上司への報告で困るなら、作業の手順を話すことと、判断をお願いすることの違いが関係しているかもしれません。次に控えている報告や相談を一つ選び、その準備から始めます。

相手がどこまで事情を知っていたか、説明する時間はあったかも思い出してみてください。話す順番を変えるほかに、前提を補う、資料を先に共有するといった方法も選べます。

目的・相手・順番を3行で整理する

目的が「判断してほしい」なら、選択肢と違いを用意します。目的が「操作してほしい」なら、相手が次に押す場所や、作業の順番を示します。同じテーマでも目的が変われば、伝える内容は変わります。

初めて作業を頼む相手には、「来週の説明会で配る資料です」と用途を一文添えます。既に一緒に作業している相手なら、その経緯を繰り返すより、今回確認してほしい箇所から伝えられます。

相手に合わせて説明を変える例

利用者対応を担当する人に報告するなら、何が使えないか、次の情報をいつ確認できるかを先に伝えます。原因を調べる技術担当者に相談するなら、エラーの内容や発生する条件を詳しく説明する必要があります。

口頭で伝えきれない詳細は資料に分け、「設定の詳細は、この資料にまとめています」と案内します。報告する時刻を約束した場合は、その時点で調査中でも、分かったことと未確認の点を共有しましょう。

仕事の説明をメモから組み立てる

つまずくところに合わせて練習する

一度話してみて、最初の一文に迷ったのか、途中の説明が長くなったのかを確かめます。気になったところに合わせて、次の練習を選べます。

• 最初の一文が決まらないときは、結論から話す練習へ。
• 経緯が長くなってしまうときは、話を短くする練習へ。
• 上司への依頼が曖昧になるときは、報告の例文と練習へ。
• 急な質問に困るときは、会議での受け答えへ。

実際に依頼するときは、「確認してほしいのは2ページ目の数字です。明日午前までにお願いできますか」と、作業と期限を確認します。相手が難しいと答えたら、期限や頼む範囲を相談して決めましょう。