話が長くなるときの直し方。同じ報告を短くする練習

長くなる場所を、録音やメモで見つける

「もう少し短く話して」と言われたら、どこが長くなっていたかを振り返ります。出来事を最初から説明していたのか、同じ意見を繰り返していたのか、例をいくつも挙げていたのか。長くなる理由によって、直す部分は変わります。

短い説明を一つ録音するか、普段の話し方をメモに再現し、「答え」「理由」「例」「繰り返し」の印を付けてみます。最初の答えがなかなか出てこないなら、情報量を減らす前に順番を変える余地があります。

聞き手が知らない前提の説明は、長くても必要な場合があります。「長さ」だけでなく、その情報が相手の理解や判断を助けているかを見てください。

残す情報と、補足に回す情報を分ける

たとえば「A案とB案のどちらで進めるか」を相談するなら、各案の詳しい調査過程より、違いと判断条件を先に並べます。相手が詳しく知りたい点を尋ねたら、その部分の経緯を説明しましょう。

同じ報告を短くした例

この例では、会議室を探した順序を省きました。ただし、オンラインで参加できない人がいるなら、その事情は必要です。「1名は接続環境がないため、参加方法を別途相談します」のように、開催の判断に関わる条件を添えます。

情報を選んだら、一文の長さも見直します。「〜なので、〜ですが、〜で」と続いていたら、「オンライン開催を提案します。会議室を確保できないためです」と区切ってみてください。

一つの説明を短くする練習

まず全部の情報を書き出し、そこから残すものを選ぶと取り組みやすくなります。最初から短い文章を作れなくても構いません。

短くしすぎないための確認

「A案でお願いします」だけでは、相手が判断に困ることがあります。短さを優先するあまり、期限、条件、負担などを落としていないか確かめましょう。相手が初めて聞く内容なら、前提を一文足す方が伝わる場合もあります。

要点を伝えた後は、一度話を止めて「この進め方でよいでしょうか」と確認します。詳しい説明を求められたら、用意しておいた経緯や資料を補足しましょう。

練習後は、相手への答えと、判断に必要な情報が残っているかを確かめます。必要な説明が入っていて、時間が少し延びたなら、秒数だけを理由に削り直す必要はありません。