結論から話せない人へ。最初の一文を決める5つの練習

結論とは、相手の問いへの答え

「結論から話して」と言われても、どの情報が結論なのか分からないことがあります。そんなときは、相手の質問を短く書き出してみましょう。「間に合う？」「どちらがよい？」「何を手伝えばよい？」では、最初に伝える答えが違います。

「間に合う？」と聞かれたら、まず「間に合います」「今日中に確認が取れれば間に合います」「まだ判断できません」のように答えます。どう作業を進めてきたかは、その後の説明です。

自分から相談を始める場合は「相談したいこと」が結論の役割を持ちます。たとえば「来週の担当を変更できるか相談です」と切り出すと、相手は何について判断する話かを把握できます。

最初の一文と理由をつなぐ

意見や提案を話す場面では、結論・理由・具体例・結論の順に整理するPREP法が使えます。最初は「A案を提案します。今週中に試せるからです」の2文を作り、必要に応じて具体例を足してみましょう。

最初の一文を決める5つの練習

1. 質問に一文で答える。「作業は終わった？」に、完了・未完了・確認中のどれかで答えます。理由は次の文に分けます。
2. お願いを一文にする。「誰に・何を・いつまでに」をメモし、「明日の午前中までに資料の確認をお願いします」と話します。
3. 選択と理由を分ける。「私はA案を選びます」「理由は○○です」の2文を作り、理由が結論と関係しているか見ます。
4. 説明の中から答えを探す。自分のメモで「つまり」「だから」の後にある文を見て、最も伝えたい一文を選びます。その文を先頭に移して読んでみます。
5. 同じ内容を別の相手に説明する。上司・同僚・初めて聞く人を想定し、それぞれが最初に知りたい情報を変えてみます。

明日の仕事に近い練習を一つ選び、最初の一文と理由を声に出してみてください。書いてみると自然でも、話すと長いと感じる部分があれば、そこで文を区切ります。

自分の言葉で言い直す

結論を急がなくてよい場面もある

相手の話を聞く時間や、まだ考えを出し合っている会議で、すぐに結論を決める必要はありません。「まだ案の段階ですが」「前提を確認させてください」と伝えた方が、その場に合うこともあります。

分からないことが残っているなら、「現時点ではA案がよいと考えています。費用は確認中です」と添えます。依頼しにくい内容なら、「日程について相談させてください」と短く前置きしてから、お願いを伝えられます。