会議で発言するのが苦手な人へ。最初の一言と準備のしかた

会議の前に3つだけメモする

会議で発言しようとしても、話の流れを追うだけで精一杯になることがあります。まず議題を見て、「今日決めたいこと」「自分が知っている事実」「確認したいこと」の3つをメモしておきましょう。

たとえば勉強会の開催方法を決める会議なら、「今日は対面かオンラインかを決める」「自分は準備にかかる時間を知っている」「予算の上限を確認したい」と書けます。自分の担当範囲で分かることが、そのまま発言の材料になります。

議題や資料がない場合は、「今回の会議では何を決める予定ですか」と事前に確認します。分かった範囲で資料を読み、自分が答えられそうなことを用意しておきましょう。

最初の一言を4種類用意する

会議で話す内容は、自分の意見だけではありません。分からないことを質問したり、決まったことを確認したりする言い方も用意しておくと、話し始めるときに使えます。

質問するときは、「締切を確認したいのですが」と用件から話せます。何について聞きたいかを先に示し、その後に「いつまでに決める必要がありますか」と続けます。

急に意見を聞かれたときの答え方

「どう思う？」だけでは答えにくいときは、「費用についての意見でしょうか。それとも準備にかかる時間でしょうか」と質問の範囲を確かめます。すぐに決められなければ、「少し整理してからお答えしてもよいですか」と時間を取ることもできます。

分からない事実を埋めて答える必要はありません。自分の担当ではない数値や条件なら、「確認できていない」と伝え、調べる担当や時期を相談しましょう。

明日の会議を想定して練習する

話しにくい環境も調整する

発言のしにくさは、準備や話し方だけでは決まりません。議題が曖昧、発言の時間がない、話を遮られるといった状況なら、会議の進め方を見直す余地もあります。事前の文書共有や、司会に順番を作ってもらう相談も選択肢です。

会議中に言えなかったことは、終了後に「勉強会の準備について、1点補足します」と共有する方法もあります。決定に関わる内容なら、担当者が作業を始める前に伝えましょう。

会議が終わったら、「予算の上限を確認できた」「費用を調べて報告することになった」と、話せた内容や自分の宿題をメモします。次の会議では、その続きから準備できます。